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Politique de confidentialité (Nely Gestion)
1. Qui sommes-nous
Nely Gestion est un logiciel de gestion locative destiné au propriétaire-bailleur privé, édité par :
- MON CHEZ TOIT SRL (ci-après « Nely » ou « l'éditeur »)
- BCE / TVA : BE 0885.913.767
- Siège social : Tommestraat 28, 3040 Huldenberg (Ottenburg)
- Gérante : Céline Lekeux
- Contact RGPD : info@nely.pro
2. Notre rôle : sous-traitant ou responsable selon les données
Le RGPD distingue le « responsable du traitement » (qui décide pourquoi et comment des données sont traitées) du « sous-traitant » (qui traite pour le compte du responsable). Pour Nely, ce rôle dépend de la donnée :
- Données des locataires (identité, coordonnées, bail, garantie, loyers, charges, documents) : le responsable du traitement est le propriétaire-bailleur qui les encode et les gère. Nely agit comme sous-traitant (art. 28 RGPD), sur instruction du bailleur. Le cadre de ce traitement est fixé par le contrat de sous-traitance (DPA) accepté par chaque bailleur à l'inscription.
- Données de compte du bailleur (email de connexion, nom) : Nely est responsable du traitement.
La présente politique décrit les traitements pour lesquels Nely est responsable, et informe de façon transparente sur les traitements opérés en tant que sous-traitant.
3. Données collectées et finalités
| Catégorie de données | Exemples | Finalité | Notre rôle |
|---|---|---|---|
| Identité et contact du bailleur | nom, email | création et gestion du compte, authentification | responsable |
| Données des locataires | nom, prénom, coordonnées, données du bail | gestion locative (pour le compte du bailleur) | sous-traitant |
| Données financières | loyers, provisions, garantie, montants du décompte | échéancier, encaissements, décompte, indexation | sous-traitant |
| Documents | bail, état des lieux, attestations, pièces téléversées | coffre documentaire du patrimoine | sous-traitant |
| Données techniques | logs applicatifs (sans PII), données de session | sécurité et bon fonctionnement du service | responsable |
Nely applique le principe de minimisation : seules les données nécessaires aux finalités ci-dessus sont collectées. Aucune donnée sensible (santé, opinions, etc.) n'est traitée.
4. Bases légales (art. 6 RGPD)
- Exécution du contrat / de la mission (art. 6.1.b) : gestion locative courante (baux, loyers, charges, décompte, indexation, documents) et gestion du compte.
- Obligation légale (art. 6.1.c) : conservation des pièces imposée par la loi (le cas échéant, pièces comptables et contractuelles).
- Intérêt légitime (art. 6.1.f) : communication opérationnelle vers le bailleur (notifications, rappels d'échéances), sécurité du service. Une balance des intérêts est documentée et l'intérêt légitime n'est jamais invoqué sur une donnée sensible.
- Consentement (art. 6.1.a) : réservé exclusivement au hors-mission (prospection / marketing). Il n'est jamais demandé pour la gestion courante.
5. Durées de conservation
Synthèse par catégorie (le détail figure dans la politique de durées de conservation interne) :
| Catégorie | Durée de conservation | Base |
|---|---|---|
| Pièces contractuelles et financières (baux, décomptes, paiements) | [À COMPLÉTER JURISTE : durée applicable au bailleur privé] | obligation légale (art. 6.1.c, art. 17.3) |
| Données des locataires | durée du bail + [À COMPLÉTER : délai post-sortie] | exécution de la mission |
| Compte utilisateur (bailleur) | durée d'utilisation + [À COMPLÉTER : délai post-résiliation] | exécution du contrat |
| Emails opérationnels | [À COMPLÉTER : durée] | intérêt légitime |
| Logs techniques (sans PII) | [À COMPLÉTER : durée, ex. 12 mois] | sécurité |
Conformément à l'art. 17.3 RGPD, les données soumises à une obligation légale de conservation ne sont pas effacées avant l'expiration de ce délai, même en cas de demande d'effacement.
6. Destinataires et sous-traitants ultérieurs
Les données ne sont jamais cédées ni vendues à des tiers à des fins publicitaires. Nely fait appel aux sous-traitants ultérieurs suivants, tous établis dans l'Union européenne :
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Supabase | hébergement base de données, authentification, stockage | UE (Francfort, Allemagne) |
| Vercel | hébergement applicatif | UE |
| Resend | envoi des emails transactionnels | UE |
Chaque sous-traitant ultérieur est lié par un contrat de sous-traitance (DPA standard accepté lors du câblage de l'infrastructure).
7. Hébergement et transferts hors UE
L'ensemble des données est hébergé dans l'Union européenne (région Francfort pour la base de données et le stockage). Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'a lieu.
8. Vos droits
Vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement (art. 17), opposition, limitation, portabilité.
- Pour exercer un droit : info@nely.pro (préciser l'identité ; seule la personne concernée peut exercer ses droits).
- Délai de réponse : 1 mois, prolongeable de 2 mois en cas de complexité (vous en serez informé). L'exercice est gratuit, sauf demande manifestement infondée ou excessive.
- Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD / GBA), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be, www.autoriteprotectiondonnees.be.
9. Information du locataire en cas de collecte indirecte (art. 14)
Les données d'un locataire sont encodées dans Nely par son bailleur, et non par le locataire lui-même. En tant que responsable du traitement de ces données, le bailleur est tenu d'informer son locataire (source des données, finalités et bases légales ci-dessus, et droits) dans un délai d'un mois au plus tard après l'obtention des données. Nely, sous-traitant, met les informations ci-dessus à disposition pour faciliter cette obligation.
10. Modifications
La présente politique peut être mise à jour. La version applicable est celle publiée à la date de votre utilisation du service. [À VALIDER JURISTE : modalités d'information des utilisateurs en cas de changement substantiel].